定義
このセクションでは、本プライバシーポリシーで使用する主要な用語の定義を記載します。EstateTopFile.pro（以下「EstateTopFile」）が不動産活動書類の管理や提供にあたり取り扱う情報の範囲を明確にします。用語の内容を理解することで、当社のデータ処理内容をより正確に把握いただけます。
- 個人データとは、識別されたまたは識別可能な自然人に関するあらゆる情報を指します。氏名、住所、電話番号、メールアドレス、本人確認書類情報、銀行口座情報、契約履歴や活動に関する書類の内容などが含まれます。EstateTopFileでは、不動産活動の円滑な実行に必要な範囲でこれらを取り扱います。
- 処理とは、収集、保存、編集、利用、提供、削除など、個人データに対して行われるあらゆる操作を指します。EstateTopFileは、安全かつ目的に沿った方法でデータ処理を行い、必要最小限の範囲に限定して取り扱います。
- ユーザーとは、EstateTopFileのサービスを利用する個人や法人を指します。不動産の売買・賃貸契約の当事者、代理人、関係業者など、サービスを通じてデータを提供または生成する主体を含みます。
- サービスとは、EstateTopFileが提供する不動産活動書類の作成・保管・管理・共有機能、契約テンプレート、署名支援、ドキュメント管理プラットフォームならびに関連するサポートを指します。サービスはEstateTopFile.proのウェブサイト及び関連APIを通じて提供されます。
- クッキーとは、ユーザーの端末に保存される小さなデータファイルや類似の追跡技術を指します。ページ閲覧の利便性向上や解析、セッション管理、個別の設定保持などに使用されます。
データ収集について
EstateTopFileは、不動産活動を安全かつ効率的に進めるために必要な情報のみを収集します。収集したデータはサービス提供、法令遵守、セキュリティ確保、利用者サポートのために利用されます。以下に収集項目の具体例を示します。
ユーザーが提供する情報
ユーザーがフォーム、契約書、アップロード書類、サポートリクエスト等を通じて当社に直接提供する情報です。活動の種類に応じて必要な情報を丁寧にご案内します。
- 氏名、法人名、住所（契約書記載用の物件住所及び連絡先住所）
- 電話番号、メールアドレス、緊急連絡先、代理人の連絡情報
- 本人確認書類（運転免許証、マイナンバー、パスポート等）の写しおよび必要書類
- 銀行口座情報、振込先情報、支払いに関する書類や請求情報
- 物件に関する書類（登記事項証明書、固定資産税情報、図面、契約書ドラフト）
- 利用者からの問い合わせ履歴、契約履歴、アップロードされた添付ファイル
自動的に収集される情報
ユーザーがサービスを利用する際に自動的に生成または収集されるデータです。これらはサービス改善やセキュリティ維持、利用状況解析のために利用されます。
- IPアドレス、端末情報、ブラウザの種類やバージョン
- アクセス日時、アクセスしたページや利用機能のログ
- クッキーや類似の識別子によるセッション情報
- エラーログやパフォーマンス指標、操作履歴
- 位置情報（オプションで提供された場合）
- サービス利用に関するメタデータ（ファイルタイプやサイズ等）
第三者から受領する情報
関連する活動先や公的機関、業務委託先から受け取るデータです。正確性や合法性を確認した上で、必要な範囲で取り扱います。
- 不動産仲介業者、司法書士、税理士等の専門家から提供される書類や連絡情報
- 信用調査機関や与信サービスが提供する与信情報（必要な場合）
- 公的登記情報や役所が公開する属性情報（登記事項証明書の写し等）
データ利用目的
収集した個人データは以下の目的に限定して利用します。利用目的は明確で具体的に説明し、目的外利用を避けるよう管理します。
- 不動産売買・賃貸契約書類の作成、管理、署名補助、保管及び当該活動の履行支援のため
- 活動相手との連絡、契約手続きの案内、進捗管理、支払い処理を行うため
- 法令遵守や税務対応、公的機関への届出・照会に必要な手続きを行うため
- セキュリティ維持、不正行為の検知および対応、システムの保全のため
- サービス改善、利用状況の分析、UX向上のための統計的な分析
- サポート対応やユーザーからの問い合わせに対する対応のため
- 利用規約違反や不適切な行為に対する対応および紛争解決のため
- 合意に基づくその他の目的（ユーザーが明示的に同意したマーケティングや通知等）
法的根拠
当社は、個人データの処理にあたり法的に認められた根拠に基づいて行動します。具体的なケースに応じ、以下の法的根拠を適用します。
- 契約履行のため：ユーザーとの契約を履行するために必要な処理
- 法令遵守のため：税務、登記、行政への届け出など法的義務を果たすための処理
- 正当なメリットのため：サービス運営・不正防止・セキュリティ維持など当社の正当なメリットを保護するための処理（ユーザーの権利とのバランスを考慮）
- 同意に基づく処理：マーケティングやオプトインが必要な処理については明確な同意を取得
GDPRと関連規制
欧州連合の一般データ保護規則（GDPR）等、国外のデータ保護規制が適用される場合、当社は適用法に従いデータ主体の権利を尊重し、適切な保護措置を講じます。国際的なデータ移転に関しても適法な仕組みを用います。
- アクセス権：保有している自分の個人データの確認請求が可能です。
- 訂正権：誤った個人データの訂正を要求できます。
- 削除権（忘れられる権利）：一定の条件下でデータの削除を求めることができます。
- 処理制限の権利：特定の状況で処理を一時停止する権利があります。
- データポータビリティ：機械可読な形式でデータの提供を求めることができます（適用範囲内）。
- 異議申立ての権利：正当なメリットに基づく処理に対して異議を申し立てることができます。
クッキーと追跡技術
EstateTopFileでは、サービスの利便性向上と解析のためにクッキーや類似技術を使用します。ユーザーはブラウザ設定でクッキー管理を行えますが、一部機能が制限される場合があります。
使用するクッキーの種類には、セッション型（短期）、永続型（設定保存）、機能性クッキー（言語や表示設定の記憶）、解析用クッキー（利用状況の統計）が含まれます。外部サービスが設置するサードパーティクッキーも利用する場合があります。
当社のクッキーは主に必須クッキー（サービス提供に必要）、性能・解析用クッキー（利用状況の把握）、機能性クッキー（利便性向上）、広告・マーケティング用クッキー（同意に基づく場合）に分類されます。
クッキーの管理はブラウザ設定または当サイトのクッキー設定パネルから行えます。特定のクッキーを拒否した場合、サービスの一部機能が利用できなくなることがありますので、設定変更前に影響内容を確認してください。
詳細なクッキーポリシーはEstateTopFile.proのクッキー規約ページでご確認ください。
データ共有と第三者提供
EstateTopFileは、利用者の同意または法的根拠に基づき、必要最小限の範囲で第三者とデータを共有します。共有先と目的を明確にし、安全な取り扱いを要求します。
- 契約の履行に必要な業務委託先（クラウドストレージ、署名サービス、決済事業者等）への提供
- 登記や税務処理のために司法書士、税理士、行政機関へ提供する場合
- 不正行為や法令違反の疑いがある場合に関連当局へ提供すること
- 合併、事業譲渡等の企業再編時に必要な情報提供（合理的な範囲で実施）
- ユーザーが明示的に同意した第三者サービスとの連携でのデータ共有
- 国外への提供が発生する場合、適切な保護措置を講じた上でのみ実施
国際的なデータ移転
国外のサーバや委託先へデータを転送する場合、適用される法令に従い適切な保護措置（標準契約条項、適正な安全管理等）を講じます。場合によってはユーザーの同意を取得します。
国際移転の際は、データ保護の水準が十分であるかを確認し、契約や技術的対策（暗号化等）を通じて安全性を確保します。必要に応じてデータ処理契約を締結します。
データ保持期間
収集したデータは、法令に定められた期間または利用目的達成に必要な期間のみ保持します。不要になったデータは安全に消去または匿名化します。
アカウント情報はアカウントが有効な期間中および法定の保存期間（税務関連資料等）に従って保持されます。ユーザーがアカウントを削除した場合、関連するログやバックアップに残存するデータも順次削除または匿名化します。
メッセージやサポート履歴は問い合わせ対応に必要な期間保管します。一定期間を過ぎた後、利用者に通知の上で削除することがあります。
システムログやアクセスログはセキュリティ目的や不正調査のために一定期間保管しますが、長期にわたり個人を識別可能な形で保持することは避けます。
ユーザーからの削除要請や契約終了時には、合理的な期間内にデータを消去または匿名化します。ただし、法令により保存が義務付けられる情報については該当期間保管します。
安全管理措置
EstateTopFileは、データの機密性・完全性・可用性を保護するために技術的・組織的な対策を実施しています。不動産活動という性質上、高いセキュリティ基準で運用し、定期的な見直しを行います。
- 暗号化（通信のTLS/SSL、保存データの必要に応じた暗号化）による不正アクセス防止
- アクセス制御、二要素認証、職務分離による権限管理
- 定期的な脆弱性診断、ログ監視、インシデント対応手順の整備
ユーザーの権利
ユーザーは自身の個人データに関して複数の権利を有します。請求方法および対応手順を明確にし、適法かつ迅速に対応します。
- 自身の保有データへのアクセス請求（保有内容の確認）
- 不正確な情報の訂正請求
- 不要となったデータの削除請求（法令上保存が必要な場合を除く）
- 処理の制限請求（特定の利用を停止させる）
- データポータビリティの請求（機械可読形式での提供）
- 同意撤回（同意に基づく処理を停止）
- 異議申し立て（正当なメリットに基づく処理への異議）
- 苦情申し立て（監督機関への連絡や当社への苦情提出）
権利行使の申請方法
権利行使を希望される場合は、書面またはメールで下記お問い合わせ先に必要事項（氏名、連絡先、請求内容の詳細、本人確認資料）を明記してお送りください。正当な理由なく第三者の権利を侵害しないよう、本人確認を行う場合があります。
受領後、合理的かつ法令で定められた期間内（原則として30日以内）に対応いたします。複雑な請求の場合、追加情報や期間の延長をお願いすることがあります。
マーケティングと通知
EstateTopFileでは、お客様に適切な不動産活動関連の情報や法定書類の更新情報、セミナー案内をメールでお届けします。配信は厳選した内容に限定し、書類作成や登記手続きの効率化に役立つ実用的な情報を重視しています。配信を通じて手続きの負担を減らし、活動の透明性向上に寄与することを目指します。
配信停止をご希望の場合は、メール本文の配信停止リンクからいつでも手続きを行えます。停止手続き後は、次回以降のマーケティング配信が停止されますが、重要な手続き連絡や契約に関する通知は継続して送信される場合があります。
未成年者に関する取扱い
EstateTopFileは、未成年者（18歳未満）の個人情報を保護します。保護者の同意なしに未成年者から故意に収集することはありません。もし未成年者が保護者の同意なしに情報を提供した疑いがある場合は、速やかに当社までご連絡ください。
第三者リンクについて
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